Um Einsicht in das Archivmaterial des VWI nehmen zu können, muss im Lesesaal oder vor dem Besuch digital einmal pro Kalenderjahr ein Benutzungsformular ausgefüllt werden. Die in dieser Nutzungsvereinbarung erhobenen Daten (Angaben zur Person, Benützungsthema und Benützungszweck) werden vom Archiv des Wiener Wiesenthal Instituts für Holocaust-Studien (VWI), Rabensteig 3, 1010 Wien verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO. In der Archivverwaltung werden neben den persönlichen Daten auch die zur Einsicht vorgelegten Archivalien eingetragen.

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Es gelten die Regelungen des Bundesarchivgesetzes von 1999. Für Einsicht in Archivalien, die einer gesetzlichen Schutzfrist unterliegen, bedarf es einer Genehmigung durch das Archiv des VWI.